La déclaration des loyers (DecLoyer)

La déclaration des loyers, ou DecLoyer, est une obligation fiscale clé pour les entreprises, qui sont locataires ou propriétaires de biens à usage professionnel. Elle joue un rôle central dans le calcul de la valeur locative des locaux et, par conséquent, dans le montant de la taxe foncière de votre société. Comprendre les enjeux, les démarches et les bonnes pratiques autour de cette déclaration est essentiel pour la réaliser rapidement et en bonne et due forme.

Qu’est-ce que la déclaration DecLoyer et qui est concerné ?

Définition de DecLoyer

La déclaration DecLoyer est une démarche obligatoire pour les entreprises locataires ou propriétaires de biens à usage professionnel ayant une obligation de dépôt d’une liasse fiscale.

Elle permet à l’administration fiscale de collecter des informations précises sur les loyers et les caractéristiques des locaux professionnels, afin de calculer leur valeur locative cadastrale. Cette valeur est utilisée comme base pour établir la taxe foncière, l’impôt que la société devra régler, indépendamment de ses résultats.

Cette déclaration doit être réalisée tous les ans même en l’absence d’évolution du montant du loyer et bien qu’elle ne génère aucun paiement. En effet, DecLoyer existe à des fins statistiques.

Cette déclaration se fait par une procédure EDI-REQUÊTE. Compte tenu du délai de réponse de l’administration qui peut être d’une durée maximale de 5 jours, l’entreprise doit anticiper l’envoi de la requête pour respecter les échéances de déclaration.

Entreprises concernées

1. Locataires : Toute entreprise occupant un bien immobilier professionnel, dans le cadre d’un bail commercial ou professionnel, est tenue de déclarer le montant annuel des loyers.
2. Propriétaires : Les entreprises propriétaires de locaux à usage professionnel doivent également transmettre des informations sur ces biens qu’ils occupent à titre professionnel.
3. Cas particuliers : Les baux commerciaux sont spécifiquement visés, car ils concernent directement la révision des valeurs locatives par les services fiscaux.

Pourquoi faire son DecLoyer ?

Objectif principal

La déclaration DecLoyer vise à :

• Mettre à jour les données fiscales : Elle garantit que les informations utilisées pour le calcul de la taxe foncière sont à jour.
• Maintenir la transparence fiscale : Ces données permettent à l’administration fiscale d’évaluer la cohérence des valeurs locatives à l’échelle nationale.

Quand faut-il déclarer les loyers via DecLoyer ?

Calendrier fiscal

La déclaration des loyers doit être réalisée chaque année, en même temps que la déclaration de la liasse fiscale. En l’espèce, si l’entreprise clôture son exercice au 31 décembre, elle doit faire parvenir à l’administration fiscale sa “DecLoyer” au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai. En revanche, en cas de clôture en cours d’année, la déclaration doit être effectuée dans les 3 mois suivant la clôture de l’exercice.

Conséquences des retards ou de l’absence de déclaration : une amende de 150 €.

Quels documents sont nécessaires pour faire son DecLoyer ?

Éléments requis

1. Montant des loyers annuels hors taxes (HT).
2. Caractéristiques des locaux loués : Surface, usage, nature des locaux.
3. Données cadastrales : Numéro de local ou identifiant cadastral attribué par l’administration fiscale.

Conseils pratiques

Rassemblez vos documents tels que les contrats de bail, les justificatifs de paiement des loyers et les avis de taxe foncière. Ensuite, vérifiez que les données cadastrales relatives à vos locaux sont exactes et à jour.

Comment déclarer ses loyers avec DecLoyer ?

Étape 1 : Envoyer une requête EDI à l’administration fiscale

Étape 2 : Acceptation de la requête par l’administration fiscale et réception de la réponse

La réponse de l’administration fiscale contient la liste des locaux professionnels connus et utilisés au 1er janvier de l’année. En général, cette réponse est transmise dans un délai maximal de 5 jours.

Étape 3 : Remplissage et soumission de la déclaration.

• Saisissez les informations demandées sur chaque local loué.
• Complétez les champs pré-remplis pour vérifier leur exactitude.
• Relisez attentivement toutes les données avant de valider.
• Télétransmettez la déclaration directement en ligne pour garantir la conformité.

Remarque : La déclaration des loyers n’est nécessaire que pour les locaux connus de l’administration fiscale. Ainsi, si des locaux loués par l’entreprise ne sont pas présents dans la réponse transmise par l’administration, aucune déclaration des loyers n’est attendue.

Avec Teledec

Teledec simplifie cette démarche grâce à son service EDI-REQUETE, qui collecte automatiquement les données cadastrales connues par l’administration fiscale. Les entreprises n’ont plus qu’à renseigner les montants des loyers pour chaque local pré-rempli, ce qui réduit les risques d’erreurs.

Quelles sont les erreurs fréquentes à éviter lors de la déclaration DecLoyer ?

Erreurs courantes

Une erreur fréquente concerne la confusion entre le montant HT et TTC, il est important de déclarer uniquement les loyers hors taxes pour éviter toute incohérence avec l’administration fiscale. L’exactitude des données est primordiale, car une surface mal renseignée, une adresse erronée ou des informations cadastrales incomplètes peuvent entraîner un rejet ou une rectification de la déclaration. Une vérification minutieuse en amont permet d’éviter des complications et d’assurer la conformité de votre déclaration.

Comment les éviter

1. Tenez un registre des loyers : notez chaque modification ou évolution de vos contrats de bail tout au long de l’année, avec les dates associées.
2. Automatisez la collecte des données : utilisez des outils numériques pour centraliser les informations liées aux loyers.
3. Sollicitez un expert : en cas de doute, faites appel à un fiscaliste ou à un prestataire spécialisé comme Teledec pour garantir la conformité de votre déclaration.

La déclaration DecLoyer est essentielle pour les professionnels

La déclaration des loyers (Decloyer) Obligatoire pour toutes les entreprises concernées par la Cotisation foncière des entreprises (CFE). La déclaration DecLoyer est un outil indispensable pour assurer une gestion fiscale conforme et transparente des loyers professionnels. En respectant les échéances et en utilisant des solutions adaptées, vous pouvez éviter erreurs et sanctions, tout en simplifiant cette obligation administrative.